XRM-система для Центра информационной безопасности

26.08.2014

Сегодня хотим рассказать об интересном и сложном проекте, который разработали для Центра информационной безопасности и буквально на днях начали активно внедрять в компанию.

Справка. Компания «Центр информационной безопасности» (ООО «ЦИБ») – одна из ведущих многопрофильных компаний, реализующая комплексные решения в области информационных технологий и информационной безопасности в Алтайском крае и за его пределами. Деятельность компании «Центр информационной безопасности» осуществляется на основании лицензий ФСТЭК и ФСБ (Федеральной службы по техническому и экспортному контролю и Федеральной службы безопасности) – основных регуляторов в области защиты информации.

Первая встреча

До обращения к нам Центр информационной безопасности попробовал несколько CRM-систем* от именитых производителей, которые активно рекламируют себя в интернете, сулят взрывной рост прибыли и эффективности работы отдела продаж.

*CRM — система управления взаимоотношениями с клиентами.

Результат был нулевой, так как системам не хватало то гибкости, то функционала. Хотелось не только управления взаимоотношениями с клиентами, но и улучшения взаимодействия внутри структурных подразделений компании.

Григорий Ивашкин,

руководитель коммерческого отдела ЦИБ:

«Главная наша потребность заключалась в автоматизированном согласовании договоров и ведении контактной базы. Более менее с этим справлялись различные программы. Мы использовали готовые разработки, а также пытались сами создавать свое программное обеспечение. В дальнейшем пришлось отказаться от них всех, так как ни одна система не обладала необходимым функционалом. Кроме того, с ростом численности сотрудников у руководителей возникла потребность следить за этапами выполнения проектов. Поэтому мы решили обратиться за разработкой индивидуальной XRM к профессионалам».

Знакомимся

Имея некоторый опыт разработки систем автоматизации для 2GIS и подробно опросив заказчика, мы встали на перепутье: выбрать уже готовое решение (а почему бы не покуситься на внедрение SAPоподобных систем?! :)), либо писать систему самим, с нуля. Первый вариант отпал сам собой, так как стоимость подобных продуктов заоблачная, внедрение и отладка проходит долго и не всегда гладко. Пошли по второму.

Что делать дальше? Изучать компанию! Двое наших крутых специалистов пару недель изучали внутренние процессы организации, вникали в суть бизнеса заказчика, искали «узкие» места и находили сложности в структуре процессов. В результате долгих рисований схем на доске в наглухо закрытом кабинете родилась огромная диаграмма, в которой подробно расписали процессы и их суть.

UML-диаграмма. Adelfo Development

Защитив ее у заказчика приступили к следующему этапу.

Проектирование

Долгих мук выбора инструмента для проектирования не было. Прототип системы решили создавать в Axure (очень удобный инструмент, особенно если нужно накидать гору функционала). Вообще прототипирование — процесс интересный и кропотливый, ведь если что-то упустишь, то потребуется много времени на исправление, а время, как говорится, деньги.

Проект создавался около месяца, получился насыщенным, ведь мы проработали все основные блоки, в том числе и часть финальной аналитики (о ней чуть позже).

Вот собственно каким получился проект:

Прототип. Разработка XRM. Adelfo Development

Использовали блочную структуру: блок клиентов (карточки клиентов, списки и т.д.), блок задач (встречи, звонки, задачи) — эта два блока составили костяк CRM. Далее создали блок проектов и задач по ним — это работа внутри организации, благодаря чему наша CRMка получила буквы «X» и стала XRMкой.

Плюс к основным блокам проекта «прибили» аналитику: система должна не только добавить качественных и количественных показателей, но и показать их в графическом виде и помочь в нужный момент руководителю скорректировать свои действия.

Сначала интерфейс XRM-системы получился высоконагруженным и вызывал сложности как при навигации внутри, так и при непосредственном выполнении рабочих процессов, что могло вызвать негативный пользовательский опыт, который вряд бы ли повысил эффективность работы сотрудников. Мы решили упростить интерфейсы, для чего были проанализированы десятки существующих CRMок. В результате анализа мы добились перехода UML-диаграмм, созданных на первом этапе проектирования, в качественный дизайн: удобный и приятный в использовании. Важно было создать такую XRMку, которая бы отражала логику конкретно этого бизнеса, а также была бы понятной пользователю.

Разработка XRM. Adelfo Development

А дальше кодить, кодить и еще раз кодить!

Реализация

На всех подготовительных этапах мы собирали команду: кого-то освободили от текущих проектов, кого-то долго и упорно искали, и в результате нашли. В конечном итоге к реализации приступили отборные специалисты своего дела: дизайнер, куча крутых программистов, а всем этим делом управлял руководитель проектов.

Писали на фреймворке Zend. Долго и упорно. Спустя пару месяцев мы ее победили! Стали тестировать, вылавливали ошибки (на первых этапах тестирования, признаемся, их было много, чего не избежать). Через неделю тестов запустили систему на своем отделе продаж, и внимание — она работает!

Владислав Комарчев,

разработчик:

«Сложнее всего было разобраться в пожеланиях заказчика, а также вникнуть в суть работы всех структурных подразделений. Технически сложными моментами стали групповой календарь с фильтрацией по пользователям и система обмена задачами. 

Одна из фишек нашей  XRM — оповещения в браузере, напоминающие пользователю о ближайших событиях. Для этого мы разработали специальный скрипт, который делал Ajax-запрос на сервер и «вытаскивал» последние уведомления  из таблицы, а затем отправлял их браузеру. В окне самого браузера пользователю приходит уведомление со звуковым оповещением. На данном этапе нам пришлось внедрить и  дописать специальную Java Script библиотеку, чтобы оповещения работали во всех браузерах».

Что потом? А потом тестирование с заказчиком! Еще раз убеждаемся, что основной функционал работает, и… внедряем!

Внедрение

То, что система спроектирована непосредственно под процессы компании, не означает, что внедрить ее просто. Коллективу нужно выйти из зоны своего комфорта, ведь с бумагой работать привычнее. В результате многие организации упираются в недобросовестность своих сотрудников.

Нам повезло, на помощь пришло руководство. Управленческое решение! Теперь бумага появляется на столах только в исключительных случаях!

Иван Ситьков,

руководитель проектов ЦИБ:

«Все новое и непонятное всегда настораживает сотрудников, но мы быстро прошли болезненный этап внедрения, поскольку уже убедились, что система очень удобная и отвечает нашим потребностям. Действующая версия XRM больше приспособлена для отдела продаж. В дальнейшем система будет расширена еще одним модулем, который разработают в Adelfo Development для отдела логистики».

Теперь работа проходит в системе. Без вариантов.

Закончим на позитивной ноте: сотрудники будут работать в системе, улучшать показатели, а клиенты будут довольны работой ЦИБа и обязательно будут приводить новых и новых клиентов!

Так выглядит готовый проект:

Разработка XRM. Adelfo Development

Разработка XRM. Adelfo Development

Антон Пронский